Система позволяет автоматизировать следующие направления:

1. Система аккредитации журналистов при органах государственной власти:
a. модуль проведения аккредитации и регистрации журналистов;
b. модуль анализа участия журналистов в мероприятиях;
c. подсистема контроля доступа к охраняемому объекту («Пропускной пункт»).

2. Система электронного документооборота:
a. система подготовки пресс-релизов, обращений, поздравлений и иных текстов с возможностью использования шаблонов, исходных заготовок, справочников;
b. система контроля своевременной рассылки поздравлений;
c. система управления фотоархивом;
d. система мониторинга сообщений СМИ;
e. архивы текстов и документов.

3. Система мониторинга видеопространства и управления архивными видеоданными.

Система электронного управления Пресс-службой состоит из следующих модулей:

1. Система аккредитации журналистов при органах государственной власти.
Данная система разрабатывалась с целью структуризации, стандартизации и упрощения проведения процесса аккредитации журналистов. Она позволяет проводить регистрацию аккредитованных журналистов с внесением их в централизованную базу данных, доступную с разных компьютеров.

Процесс аккредитации выглядит следующим образом:
- фотографирование журналиста с одновременной проверкой и внесением паспортных данных в централизованную базу;
- изготовление индивидуальной бесконтактной аккредитационной карты, служащей пропуском на мероприятия;
- определение срока действия аккредитации.

Система установлена как в пресс-службе, так и на пропускных пунктах. Уполномоченные сотрудники пресс-службы имеют возможность регистрировать в системе проводимые мероприятия и определять участие в них тех или иных журналистов.
Данная информация поступает сразу на пропускной пункт, благодаря чему исчезает необходимость в формировании и передачи на КПП списков.

При проходе на мероприятие журналист предъявляет карту, и сотрудник КПП получает информацию о наличии разрешения у данного журналиста на участие в том или ином мероприятии. Дополнительно система позволяет оставлять специальные пометки для сотрудников КПП (сообщения «VIP», «STOP», «ВНИМАНИЕ»).

В системе регистрируется проход (вход/выход) журналистов и существует возможность контроля активности различных изданий (частота посещений). Также система позволяет просматривать списки журналистов, находящихся на мероприятии в настоящее время.

2. Система электронного документооборота (Система автоматизации для современной пресс-службы)
Данная СЭД позволила решить два важных вопроса в работе управления:
- ускорить процесс подготовки и согласования текстов;
- обеспечить их централизованное хранение.

Система включает следующие подмодули:

a. Подсистема согласования текстов
Благодаря данной системе сотрудники могут обмениваться опытом, получать доступ к ранее созданным текстам речей, оперативно предоставлять тексты на согласование руководителям.
Руководители в свою очередь могут контролировать объем и качество текстов, своевременно согласовать их как самостоятельно, так и с помощью других уполномоченных лиц.
В системе реализована двухэтапная система:
- согласование текста уполномоченными лицами;
- утверждение текста руководителем.
Все действия сотрудников регистрируются, ведется архив изменений (т.е. сохраняются все версии текста).

b. Подсистема рассылки поздравлений
Данная система позволяет хранить информацию о днях рождениях персон, которым рассылаются поздравления, а также формировать и рассылать поздравления на основе шаблонов. Здесь же руководитель может принимать решения о необходимости отправлять или не отправлять поздравления по случаю той или иной даты, вносить персону в черный список, получать информацию о направлении поздравления сотрудниками, видеть историю поздравлений за 5 предыдущих лет.

c. Подсистема управления фотоархивом
Фотографии вносятся в центральную базу данных уполномоченным сотрудником с одновременным внесением описания (место, мероприятие, ключевые слова) и публикуются на web-сайте. Данная система позволяет сотрудникам отдела оперативно найти запрашиваемые журналистами и редакторами фотографии и отправлять их по назначению. В модуле реализовано разграничение доступа, ведется контроль за обращением/просмотром фотографий, что позволяет избежать несанкционированной утечки данных фотоархива.

d. Подсистема мониторинга сообщений СМИ
Сотрудники, выполняющие мониторинг статей в СМИ, вносят наиболее интересные статьи в данную базу, что позволяет в дальнейшем оперативно производить подборку и анализ опубликованных статей.

e. Архивы текстов и документов
Данный подмодуль управляет хранением всех документов, вносимых в систему, обеспечивает сквозной поиск по словам и фразам, по датам создания документов и просмотр документов, соответствующих запросу.


3. Система мониторинга видео пространства и управления архивными видеоданными
Основными функциями данной системы являются:
- запись телепередач по расписанию;
- внесение записанных передач в центральную базу;
- возможность формирования описания к передачам и предоставления доступа к ним;
- экспорт хранящихся передач и запись на DVD.

В системе реализуется разграничение прав доступа к функциям системы и контроль доступа к записанным материалам.

Стоимость